Több esetben előfordul, hogy az embereknek közjegyzőre van szükségük, mint például külföldi tulajdonjog megszerzése, külföldi bankszámla nyitása, meghatalmazás megszerkesztése, dokumentumok hitelesített másolatának, típusvizsgálati tanúsítványok kibocsátásakor, külföldi cég vagy cégkirendeltség nyitásakor, dokumentumok közjegyzői hitelesítésekor, ha külföldön köt házasságot stb.
A közjegyzői szolgáltatás igénybe vétele azon ország törvényes előírásaitól függ, ahol majd a dokumentumot felhasználják. Például, ha ön nincs Olaszországban, de ha ott akar ingatlant vásárolni, akkor fel kell hatalmaznia egy olaszországi ügyvédet, hogy az lebonyolítsa az ingatlan-vásárlást és bejegyezze az ön javára az illető ingatlan tulajdonjogát.
Ezeket az ügyleteket meghatalmazás által lehet lebonyolítani, amelyet ön vásárlói minőségben aláír egy közjegyző előtt. Senki más előtt nem kell aláírni ilyen iratot. A közjegyző tanúsítja az ön személyazonosságát, és megbizonyosodik arról, hogy ön jogosult aláírni az illető iratot, megértette az ön által aláírandó irat tartalmát, továbbá a közjegyző is aláírja és ellátja bélyegzőjével az illető dokumentumot.
Nagyon gyakran az apostille-ra azért van szükség, hogy ellenőrizzék a dokumentumon szereplő közjegyző aláírását és bélyegzőjét. Ilyen esetben a dokumentumot felülhitelesítéssel kell ellátni, amely által Nagy-Britannia és a Commonwealth Külügyminisztériuma igazolja a közjegyző aláírásának és bélyegzőjének érvényességét. Ez úgy valósul meg, hogy hitelesítéskor a dokumentum hátlapjára csatolják Nagy-Britannia és a Commonwealth Külügyminisztériuma hivatalos tanúsítványát, amely Apostille néven ismert. Az Apostille a Hágai Egyezmény által nemzetközileg elismert tanúsítás.
